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プロジェクトマネジメント成功の法則
第2回  「合理的な手順でマネジメントを行う」

エム・アンド・ティ・コンサルティング 好川 哲人



プロジェクトマネジメントもPDCA
 


最初の成功法則は、「合理的な手順でマネジメントを行うこと」です。

プロジェクトマネジメントが話題になりだしたころには、プロジェクトマネジメントというマネジメント手法があって、そのとおりにやれば仕事はうまく行くという期待した人がたくさんいました。

しかし、この期待は過剰なものであることはすぐに分かりました。人材や人事の問題もあれば、制度や組織の問題もあります。情報化の問題もあります。

もっとも上位のところでは、経営戦略や事業戦略の問題もあって、それをすべて解決するのがプロジェクトマネジメントではないということに気づきました。

しかし、ここで改めて考えなくてはならないのは、プロジェクトマネジメントは仕事をうまく進めるための十分条件ではありませんが、必要条件ではあることなのです。

つまり、仕事をうまく進めていくためには、このような手順でやらなくてはならないという手順は必ずあります。

例えば、計画的に仕事をしようと決めたとしましょう。すると、計画を作るにはある程度やってみないと分からないなどと言っていてはだめなのです。とにかく計画を作って、その計画を調整しながら仕事を進めていくことが望まれます。

プロジェクトマネジメントの手順を一言でいいますと、みなさんがよくご存知のPDCAです。
まず、計画を作って、実行し、実行結果をレビューし、計画を見直すというサイクルの繰り返しなのです。

これだけだとなんだと思うかもしれませんが、プロジェクトマネジメントの場合には、もう少し、細かく規定されています。

業務をやるかどうかの手順(企画を作る手順)、やると決まれば計画を作る手順、チェックを行う手順、計画を変更する手順などが決められているのです。

以下では、それぞれについて説明してみたいと思います。


企画を作る手順

 
実は企画を作る手順にプロジェクトマネジメントの最大の特徴があります。
企画を作る際には、まず、「5W2H」を明確にする必要があります。
 
5W2Hとは、ご存知のとおり、What(目的)、Why(背景)、When(納期)、Who(関係者)、Where(業務範囲)、How(方法)、How much(予算)を決めることです。

これらが明確になっていない限り、そのプロジェクトは失敗することが多くなります。
5W2HのHの方は必ずしも明確にならないこともありますが、とにかく明確にすることが重要なのです。

そして、5W2Hが明確になったら、次は、このプロジェクトの目的をもっと具体的に決めます。

例えば、従来の倍の性能の機械を開発するとか、新サービスを開発し、1年以内に10万人のユーザを獲得するといったことが目的になります。

また、背後にもっと深い目的があり、優良な顧客の抱え込みをし、企業の経営基盤の安定を図るといった場合もあるでしょう。これがこのプロジェクトの「成果」になります。

いずれにしてもここで大切なことは、成果が達成できたかどうかを明確に判断できるようにしておくことです。

成果が決まれば企画は終わりだと思うかもしれませんが、もうひとつ、大切なことがあります。それは、その成果を達成するためのリスクを洗い出しておくことです。

例えば、優良な顧客の抱え込みをするために莫大な予算をかけようとしていたら、顧客を抱え込んで安定するまえに、キャッシュフローが成り立たなくなる場合もあります。

このように、プロジェクトの存続に係わるリスクをきちんと考えておくことが企画段階でのポイントになります。
リスクを洗い出すためには、目的に関する利害関係者(ステークホルダ)をきちんと分析しておくことが肝心です。

顧客獲得であれば、競合との利害関係、顧客との利害関係、パートナー企業との利害関係などです。これだけではなく、プロジェクトの目的を達成するためには、このプロジェクトに予算をつける会社の経営陣との利害関係なども考えておく必要があります。

計画を作る手順
 


さて、このようにして作った企画は、普通は「プロジェクト憲章」と呼ばれる企画書としてまとめられます。そして、そのプロジェクト憲章に従って、実際の計画に落としていきます。

計画でまず、行うべきことは、「範囲」の決定です。

過去の顧客の中から優良顧客をピックアップしてアプローチするといっても、10年前からの顧客と、20年前からの顧客では作業量はぜんぜん変わってきます。そこで、まず、この点を明確にする必要があります。

その上で、まず、成果を達成するために何をしなくてはならないかを明確にします。ここでは、「WBS(ワークブレークダウンストラクチャー)」という手法がよく使われます。

これは、成果物を分解していき、分解された成果物を得るための具体的な作業を決めていくという方法で、もれなく作業を行うには有効な方法です。

そのようにして、行うべき作業を洗い出したら、それぞれの作業をいつやるかを決めていきます。つまり、スケジュールです。スケジュールを決める場合に問題になるのが、何人でそれぞれの作業をやるかです。

つまり、100社の顧客へのアプローチを1人で行えば300日かかったとしても、100人でやれば3日で終わります。ただし、費用も100倍かかるわけで、予算が許す範囲と、いつまでにやらなくてはならないかという制約(納期)の中で、その作業にかけるべき人数を決め、その人数でやる場合の実施時期を決めるのがスケジューリングという作業です。

ここでは、最適なスケジュールを求めるために「PERT」という手法が良く使われますが、これについては詳細は省略します。マイクロソフト Projectなどのプロジェクトマネジメントのツールの中には、自動的に使えるように組み込まれており、このようなツールを使えば、自動的に最適なスケジュールを決めることができます。

これで終わりかというとそうではありません。

「リスク計画」を作っておく必要があります。詳細は次回に説明しますが、要するに作成したスケジュール通りに、作業ができない可能性があるとすればどんなものかを洗い出しておき、その対策を予め立てておこうという計画です。

チェックを行い、計画を変更する
 


さて、計画ができれば、いよいよ、作業に取り掛かります。この際に必要なことは、作業の状況をチェックすること、その結果、計画通りに進んでいない場合には何らかの手を打つことです。

まず、チェックですが、一般には進捗管理といいます。それぞれの作業が計画に対してどのような進捗にあるのかを各メンバーから報告してもらい、予定通りかどうかを確認します。予定通りであれば、OKですが、予定より遅れていると何らかの策が必要です。

予定より遅れている場合には、まず、その原因を追究していきます。
そして、原因が分かれば、どうすればよいかを考えます。

ここでとても重要なことは、プロジェクトの目的は、計画通りに作業を進めることではないことです。

実際に計画を作ってしまうとそのような錯覚に陥ることが多いですが、プロジェクトの目的はあくまでも企画の段階に決めたことであり、計画はその手段の一つに過ぎません。

例えば、目的として経営基盤の安定で、優良顧客の抱え込みをするプロジェクトが予定より遅れているとします。

原因を調べると、当初、予定していたよりも1顧客に対応する時間がかかっていることだったとしましょう。

すると、もう少し、人員を投入して、加速するという方策が当然出てきます。これが原因とその原因を解決する解決策です。

ところが、このときに、仮に50%の顧客で売上の80%だったとすると、目的を達成するためには闇雲に走るより、50%を確実にモノにする方が大切です。

そこで、人員は増やさないで、計画を変更し、上位50%+アルファという計画に切り替えることも考えられます。これが、計画変更です。
 
計画変更というのはこのように追従的に計画の辻褄を合わせるのではなく、目的を達成するため、あるいは、可能な限り、目的に近づくためにプロジェクトの行動(アクティビティ)計画を変えることを言います。

この点は、PCDAのアクションとまったく一緒です。誤解のないようにしておきましょう。 このようにして、レビューしながら、行動を修正し、目標を達成していくわけです。


以上がプロジェクトマネジメントの基本的な手順です。普通の言葉でいえば段取りです。
これをしっかり頭に入れてください。

その上で、この段取りで、作業をうまく実行していくために必要なポイントを次回以降に説明していきます。


■バックナンバー

第1回 「プロジェクトマネジメントはチームの仕事術」
第2回 「合理的な手順でマネジメントを行う」


■好川 哲人/エム・アンド・ティ・コンサルティング 代表
http://www.pmstyle.biz/index.htm   プロジェクトマネジメントOS本舗主宰
好川 哲人/エム・アンド・ティ・コンサルティング 代表
神戸大学大学院修了(工学修士・経営学修士)機戒メーカーで エンジニアリングに従事。その後、京都市シンクタンクにてソフトウェア エンジニアリング研究室長を経て、エム・アンド・ティ・コンサルティングを設立し独立。製造業、システムインテグレータのマネジメントを実現する人間系の構築を中心にコンサルティングを行う。技術経営コンサルタント・技術士(情報工学) 、MBA。プロジェクトマネジメントOS本舗主宰。 
尾身幸次/中村天風師の教えを実践・体得する《究極の成功書》『成功への実践』 弥富拓海/賃金制度の作り方スターターキット
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