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ムダな会議は止めてしまえ！ |
コンサルティングの現場や身近なトピックスからマーケティングのヒントをお届けする
『マーケティング小咄』。今回のテーマは社内会議。
企業規模の大小を問わず感じること、それは会議の下手なクライアントが
何と多いことか。
会議が多くて仕事にならないとか、所詮はオーナー社長のワンマン体制なので
会議の意味が無いとか。もっともらしい言い分はあるようですが、今の時代
そんな悠長なことを言ってはおられません。
会社の意思決定を為すべき経営幹部が集い、貴重な時間を割くのですから
限られた時間内に、少なくともそれに見合った成果を上げなければなりません。
意味の無い会議は即刻廃止。やる以上は、きっちり成果を残しましょう。
会議を有意義なものにするためには、当たり前のことを、当たり前に進めれば良い
のですが、それができていない。
そこで、最低限押さえるべき３つのポイントを、おさらいしておきましょう。
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３つのポイントが、会議を変える |
テレビ画面に目をやれば、会議のお手本となるべき（？）国会中継。
予算委員会とは名ばかり。本来議論すべき予算審議はそっちのけで中傷合戦。
中傷委員会でも設けて、そちらで存分にやって欲しいものです。
ということで、第１のポイントは、会議目的の明確化です。
何を目的とした会議であり、その目的を達成するために出席者は誰で
議案（アジェンダ）はこうであるということを、予め出席者に明示しておくこと。
定例会議であっても、主催者が毎回、事前に通知すべきです。
なぜなら、会議に向けた事前準備は必須ですし、目的に沿って
必要があれば議案や出席者の追加・変更も検討できるからです。
悪しき見本の国会ですが、感心すべき点もあります。
それは、特に野党側における事前準備。調査はもとより、分かりやすいフリップなど
凝った小道具の準備をされています。方向さえ間違えなければ・・・。
ということで、第２のポイントは、出席者による事前準備。
会議の成否は、これで決まるといっても過言ではありません。
事前準備無しでは、どこぞの首相のように、しどろもどろの答弁を繰り返すばかり。
これでは徒に時間を浪費するばかりで、成果は期待できません。
遅刻はもちろん、会議の当日、初めて議題を知るなどというのは言語道断。会議中
全く発言をしない（＝できないと同義）というのでは、給料泥棒の誹りを免れません。
私の場合、クライアントの会議に出席する際の準備には、概ね会議時間と同等から
２倍程度の時間をかけています。あくまでも質が重要ですので、時間は参考ですが。
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申すまでもありませんが、結果が全てです |
第３のポイントは、必ず予定時間内に結論を出すということ。
もちろん強行採決（？）ではなく、充分に議論を尽くした上で、必ず結論を出す
ということが重要です。
しかも、予定時間内にという意識付けが、密度の高い議論を生み出します。
冗長な会議は、遅刻と同様、時間泥棒です。
仮に、議論の結果、新たな問題が提起され、次回再度検討されることになったという
場合であっても、それを結論とし、最終決定期日を明確にする必要があります。
これら３つのポイントを、出席者全員が意識して実行するだけで、会議の質は
飛躍的に向上するはずです。
そして、決定事項が実行されてこそ、初めて会議の成果がもたらされます。
議事録の配布と、決定事項の履行確認もお忘れなく。
今日の一言： 踊り方、知らねば会議 踊られぬ
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