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2010年10月15日
Alpha Marketing Corporation  新井 一聡
マーケティング小咄 (17)
会議は踊る
コンサルタント写真
カテゴリー:マーケティング   


ムダな会議は止めてしまえ!
コンサルティングの現場や身近なトピックスからマーケティングのヒントをお届けする
『マーケティング小咄』。今回のテーマは社内会議。


企業規模の大小を問わず感じること、それは会議の下手なクライアントが
何と多いことか。


会議が多くて仕事にならないとか、所詮はオーナー社長のワンマン体制なので
会議の意味が無いとか。もっともらしい言い分はあるようですが、今の時代
そんな悠長なことを言ってはおられません。


会社の意思決定を為すべき経営幹部が集い、貴重な時間を割くのですから
限られた時間内に、少なくともそれに見合った成果を上げなければなりません。


意味の無い会議は即刻廃止。やる以上は、きっちり成果を残しましょう。


会議を有意義なものにするためには、当たり前のことを、当たり前に進めれば良い
のですが、それができていない。


そこで、最低限押さえるべき3つのポイントを、おさらいしておきましょう。

3つのポイントが、会議を変える
テレビ画面に目をやれば、会議のお手本となるべき(?)国会中継。
予算委員会とは名ばかり。本来議論すべき予算審議はそっちのけで中傷合戦。
中傷委員会でも設けて、そちらで存分にやって欲しいものです。


ということで、第1のポイントは、会議目的の明確化です。


何を目的とした会議であり、その目的を達成するために出席者は誰で
議案(アジェンダ)はこうであるということを、予め出席者に明示しておくこと。


定例会議であっても、主催者が毎回、事前に通知すべきです。
なぜなら、会議に向けた事前準備は必須ですし、目的に沿って
必要があれば議案や出席者の追加・変更も検討できるからです。


悪しき見本の国会ですが、感心すべき点もあります。
それは、特に野党側における事前準備。調査はもとより、分かりやすいフリップなど
凝った小道具の準備をされています。方向さえ間違えなければ・・・。


ということで、第2のポイントは、出席者による事前準備。


会議の成否は、これで決まるといっても過言ではありません。
事前準備無しでは、どこぞの首相のように、しどろもどろの答弁を繰り返すばかり。
これでは徒に時間を浪費するばかりで、成果は期待できません。


遅刻はもちろん、会議の当日、初めて議題を知るなどというのは言語道断。会議中
全く発言をしない(=できないと同義)というのでは、給料泥棒の誹りを免れません。


私の場合、クライアントの会議に出席する際の準備には、概ね会議時間と同等から
2倍程度の時間をかけています。あくまでも質が重要ですので、時間は参考ですが。



申すまでもありませんが、結果が全てです
第3のポイントは、必ず予定時間内に結論を出すということ。


もちろん強行採決(?)ではなく、充分に議論を尽くした上で、必ず結論を出す
ということが重要です。


しかも、予定時間内にという意識付けが、密度の高い議論を生み出します。
冗長な会議は、遅刻と同様、時間泥棒です。


仮に、議論の結果、新たな問題が提起され、次回再度検討されることになったという
場合であっても、それを結論とし、最終決定期日を明確にする必要があります。


これら3つのポイントを、出席者全員が意識して実行するだけで、会議の質は
飛躍的に向上するはずです。


そして、決定事項が実行されてこそ、初めて会議の成果がもたらされます。
議事録の配布と、決定事項の履行確認もお忘れなく。


今日の一言: 踊り方、知らねば会議 踊られぬ



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